Архивтік анықтама – ұйымның хат бланкісінде жасалған, жеке және заңды тұлғаларға қажетті ақпаратты жасауға негіз болған, архивтік құжаттардың сақтау бірліктерінің архивтік шифрлері мен парақ нөмірлері көрсетілген ақпараттарды қамтитын, заңды күші бар құжат.
«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159 бұйрығының 1-қосымшасына сәйкес жүргізіледі. Мемлекеттік қызметті алу үшін жеке және заңды тұлғалар Қағиданың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша өтінішпен көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне, «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорациясы» немесе «электрондық үкімет» www.egov.kz веб-порталы арқылы жүгінеді.
Өтініште мұндай мәліметтер көрсетіледі:
- Архивтік анықтаманы алушының тегі, аты, әкесінің аты, жеке және заңды тұлғаның мекенжайы, байланыс телефоны, ЖСН, БИН.
- Сұрау салудың (өтініштің) тақырыбы сұрау салынған ақпараттың хронологиялық шеңбері: олар еңбек өтілі, еңбек ақысының мөлшері, жасы, отбасы құрамы, білімі, марапаттау, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару, ғылыми дәрежелер мен атақтар беру, жазатайым оқиғалар, қуғын-сүргіндерді қолдану, оңалту, әскери бөлімдер мен құрамаларда қызмет көрсету, хал актілері және жер телімдерін бөлу жыл аралығы т.б. көрсетіледі. Жұмыс өтілі мен жалақысы туралы сұраулар бойынша ақпарат дайындау үшін өтініш беруші жұмыс істеген құрылымдық бөлімшелердің атаулары түсінікті болу қажет. Сондықтан өзгерістер көп болған кезеңінде осы ақпаратты өтініште көрсету қажет (жұмыс орны, лауазымы мен жұмыс кезеңі). Егер адамның тегі өзгерсе (ең көп таралған мысал – әйелдерде некеге отырғанда), онда сұралған кезеңде қандай тегі болғанын анықтау керек.
Қызметті электронды түрде алу: WWW.egov.kz «электронды үкімет» веб-порталы арқылы қызмет көрсету үшін ұсынылуға тиіс алғашқы жағдайлар: Өтініш беруші «Электронды үкімет» порталына тіркеліп және қызметті электронды түрде алу үшін ХҚКО арқылы электронды-цифрлық қолтаңба алуы тиіс.
- «Кіру» — порталда авторизациядан өту (ЖСН және 6 символдан тұратын құпия сөз енгізу);
- Қызмет түрін таңдап алу;
- Онлайн қызмет түріне тапсырыс беру;
- Қажет жолдарды толтыру, сонымен бірге қажет құжаттарды беру:
5.Сұраныс жіберу;
6.Электронды цифрлы қолтаңбамен қол қою (ЭЦҚ).
Архив кеңсесінде құжат тіркелгеннен бастап 11 (он бір) жұмыс күні ішінде орындалады. Мемлекеттік қызметтің нәтижесі немесе берілетін анықтама жазбаша (қағаз күйінде) немесе электронды түрінде ұсынылады. Мемлекеттік қызмет ақысыз көрсетіледі.
Қазіргі таңда халықпен жүйелі жұмыстар жүргізу үшін цифрлық сауаттылықты арттыру мақсатында, Қордай ауданының мемлекеттік архиві, «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметінің тиімділігі мен сапасын жақсарту үшін, жеке және заңды тұлғалардан түскен сұраныстарын қанағаттандыру бағытын арттыру үшін жыл сайын «Ашық есік» күнін ұйымдастырады.
Г.СҮТТІБАЕВА, Қордай ауданының мемлекеттік архивінің архивисті
