Архивтік анықтама – заңды күші бар және сұратылған мәселе бойынша архивтік құжаттар негізінде дайындалған мемлекеттік архивтің ресми құжаты.
Архив ісі саласында «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметтер көрсету қағидаларын бекіту туралы Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159 бұйрығына сәйкес негізделеді.
Жоғырыда аталған мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін жеке және заңды тұлғалар Қағиданың 1- қосымшасына сәйкес өтінішпен қызметті берушінің кеңсесіне, «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы» немесе «электрондық үкімет» egov.kz веб-порталы арқылы жүгінеді. Өтініште келесі мәліметтер көрсетіледі: 1. архивтік анықтаманы алушының тегі, аты, әкесінің аты, жеке және заңды тұлғаның мекен -жайы, байланыс телефоны, ИНН ,БИН. 2. Сұрау салудың (өтініштің) тақырыбы сұрау салынған ақпараттың хронологиялық шеңбері: олар еңбек өтілі, еңбек ақысының мөлшері, жасы, отбасы құрамы,білімі, марапаттау, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару, ғылыми дәрежелер мен атақтар беру, жазатайым оқиғалар, қуғын-сүргіндерді қолдану, оңалту, әскери бөлімдер мен құрамаларда қызмет көрсету, хал актілері және жер телімдерін бөлу жыл аралығы т.б.көретіледі.
Жұмыс өтілі мен жалақысы туралы сұраулар бойынша ақпарат дайындау үшін өтініш беруші жұмыс істеген мекеменің құрылымдық бөлімшелердің атаулары туралы, егер өзгерістер көп болған кезеңінде осы ақпаратты өтініште көрсету қажет (жұмыс орны, лауазымы мен жұмыс кезеңі). Адамның тегі өзгерсе (ең көп таралған мысал – әйелдерде некеге отырғанда) онда сұралған кезеңде қандай тегі болғанын анықтап өтінішке көрсету керек. Қажет болған жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызметті сапалы көрсету үшін өтінішке сұратылып жатқан архивтік анықтамаға байланысты тиісті көшірмелерін қосып береді.
Архив кеңсесінде құжат тіркелгеннен бастап 11 (он бір) жұмыс күні ішінде орындалады. Мемлекеттік қызметтің нәтижесі немесе берілетін анықтама жазбаша (қағаз күйінде),болмаса электронды түрінде ұсынылады. Мемлекеттік қызмет ақысыз көрсетіледі.
Қазіргі таңда «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтердің сапасын, тиімділігін арттыру бағытында, құжаттардың біріңғай электрондық архиві Е-Архив АЖ арқылы жүзеге асыруда. Сонымен қатар Қордай ауданының мемлекеттік архиві «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметінің тиімділігі мен сапасын жақсатру үшін, жеке заңды тұлғалардан түскен сұраныстарын қанағаттандыру бағытын арттыру үшін жыл сайын «Ашық есік» күнін ұйымдастырады.
Г.Суттибаева, Қордай ауданының мемлекеттік архивінің архивисті
