Әрбір құжаттың өмірлік циклі бар, оған сәйкес құжат жасалған сәттен бастап архивке тапсырылғанға дейінгі жолдан өту қажет. Құжаттарды өңдеу процесі ведомстволық архивте белгілі бір уақыт аралығында жүреді, содан кейін мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсырылады. Ведомстволық сақтауда тұрған құжаттар мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға қабылданғанша, Қазақстан Республикасының төменде көрсетілген нормативтік құжаттарда қарастырылған тәртіппен құжаттарды сақтап, түгендеп, өңдеу қажет. Ал енді заңдарда көрсетілген талаптарды атап айтсақ:
Ұлттық архив қорының құжаттарын мемлекеттік архивке тұрақты сақтауға тапсыру тәртібі Қазақстан Республикасының Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 25 тамыздағы №235 бұйрығын басшылыққа ала отырып, жүзеге асырылады. Осы аталған бұйрықтың 166 тармағына сәйкес ҰАҚ құжаттарын, оның ішінде электрондық құжаттарын тапсыру ретке келтірілген түрде архивтерді тапсыратын заңды тұлғалардың жеке қаражаты есебінен жүргізіледі. Яғни, сақтауда тұрған құжаттарды реттеу, өндеу жұмыстары мекеменің қаражатына жасалынады. 167 тармағыны қарасақ ҰАҚ құрамына жатқызылған құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды ведомстволық сақтаудың әртүрлі шекті мерзімдері белгіленеді: қалалық және аудандық деңгейдегі мемлекеттік заңды тұлғалардың құжаттары — 5 жыл. Сондықтан, әр 5 жыл сайын мекемеде қалыптасқан құжаттарды тізімдеме жасап, құжаттарды өндеп, тапсыру-қабылдау ақтімен мемелекеттік сақтауға тапсырады.
Құжаттарды мемлекеттік сақтауға беруді дайындау кезеңдері бірнеше жұмыс түрлерінен тұрады:
Бірінші кезең — құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау. Құжаттарды сақтауға беруді дайындау тәртібі құжаттардың құндылығын тексеруден басталуы керек. Құндылыққа сараптама жүргізу кезінде құжаттарды сақтау мерзімдері мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде қалыптастырылған «Үлгілік құжаттар тізбесіне» сәйкес айқындалады. Құндылық сараптамасы уақытша сақтау мерзімі бар құжаттарды анықтауға мүмкіндік береді.
Бұдан басқа, құнды сараптама құжаттаманы талдауды қамтиды, оның барысында құжаттар тұрақты және уақытша сақтауға таңдалады. Сақтауға қажетті құжаттар жинақталуы, сипатталуы, толтырылуы және архивке мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс. Сонымен қатар, электрондық құжаттар мен ақпараттық ресурстар мемлекеттік сақтауға тізімдемелердің нөмірі мен атауы, ілеспе құжаттама жиынтығына кіретін құжаттар, жеткізгіштердің түрлері көрсетілген ілеспе хатпен тапсырылады.
Екінші кезең — істер тізімдемесін құрастыру. Құжаттарды сақтауға берудің маңызды шарты істердің тізімін жасау болып табылады. Архивтік тізімдеме — бұл ақпараттың үлкен көлемін жылдам шарлауға мүмкіндік береді.
Мемлекеттік сақтауға дайындалған барлық тізімдемелер 3 топқа бөлінеді: негізгі қызмет бойынша тізімдемелер, яғни тұрақты сақтауға арналған тізімдемелер, жеке құрамға арналған тізімдемелер және уақытша сақтауға арналған құжаттар. Істердің әрбір тобы үшін жеке тізімдеме құрастырылады.
Бұл шаралардың барлығы мемлекеттік сақтауға тапсырар алдында Сараптамалық-тексеру комиссиясымен келісілгеннен кейін, құжаттар мемлекеттік архивке мемлекеттік сақтауға қабылданады.
Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкес құжаттар мемлекеттік сақтауға тапсырылғаннан кейін оларды пайдалану үшін архив қызметкерлері қажетті жағдайлар жасайды.
Р.Намазалиев, Жамбыл облысы әкімдігінің цифрландыру және архивтер басқармасының «Қордай ауданының мемлекеттік архиві» КММ-нің архивисті
