Жоғалған құжаттар тізімінде кез келген құжат болуы мүмкін. Көбінесе ұйымның бұрынғы қызметкерлеріне зейнетақы ресімдеу үшін еңбек өтілін растау туралы анықтама қажет. Бірақ кейде ұйымның архивінде қызметкерді жұмысқа қабылдау немесе жұмыстан босату туралы бұйрықтарды таба алмайтын жағдай болады.
Құжаттар мен істердің жоғалғанын тек жеке және заңды тұлғалардан сұрау салу түскен кезде ғана емес, сонымен қатар архив құжаттарының бар-жоғы мен жай-күйін тексеру үшін жоспарлы тексеріс өткізген кезде де анықтауға болады. Осындай тексерістердің нәтижелері бойынша сәйкес акт жасалады. Сондай тексеру кезінде істердің жетіспейтіндігі анықталса, онда оларды іздестіру ұйымдастырылады. Құжаттарды жоғалтудың бір себебі адам факторы болуы мүмкін. Мысалы, тексеру үшін құжаттардың түпнұсқасын сұрайтын уәкілетті тұлғалар құжатты архивке қайтармауы мүмкін. Сондай-ақ жоғалуының себебі форс-мажорлық жағдайлар (су тасқыны, өрт) болуы мүмкін.
Егер ресми құжатты немесе істі таба алмасаңыз, іздестіру жариялауыңыз қажет. Ең алдымен, құжаттың жоғалғаны туралы ұйым басшысына хабарлаңыз. Баяндамалық жазба жазылады. Баяндау жазбаның негізінде басшы ресми құжаттың немесе істердің жоғалуын тексеру үшін комиссия құру туралы бұйрық шығарады. Комиссия анықталмаған/жоғалған құжаттарды іздестіріп, тергеу жүргізеді. Іздестіру белгілі бір уақыт ішінде жүргізіледі, ол кезеңді бұйрықта көрсетуге болады. Іздестірудің нәтижесінде табылған істер өз орындарына қойылады, табылмаған істердің тиісті есепке алу карточкасына істің табылғандығы туралы белгі қойылып, уақыты және ұйым архиві басшысының (ұйым архивіне жауапты адамның) қолы көрсетіледі.
Егер құжаттың түпнұсқасын жоғалтып алсаңыз, бірақ құжаттың (мысалы, бұйрықтың) көшірмесін немесе сканерленген нұсқасын тапсаңыз, тиісті құрылымдық бөлімше немесе комиссия мүшелері тиісті түрде жоғалған құжаттың орындалған телнұсқаны алу үшін барлық қажетті әрекеттерді бастайды. Тергеу нәтижелері бойынша жасалған және басшыға бекітуге жіберілген актімен бірге жоғалған құжаттың телнұсқасы оған қол қоюға жіберіледі. Құжаттың телнұсқасын қалпына келтіру фактісі ұйым істерінің жиынтық номенклатурасында көрсетілуге тиіс: «Ескерту» бөлімінде құжаттың түпнұсқасы емес, телнұсқасы бар екендігі туралы жазба жасалады: «Құжаттың телнұсқасы. Түпнұсқасы жоғалған. 2021 жылғы 25 қарашадағы № 1 акт».
Іздестіру кезінде құжаттар (істер) табылмайтын жағдайлар болады. Бұл жағдайда құжаттар түпнұсқаларының жоғалу себептерін көрсететін акт жасап, құжаттар тізімін қоса беру қажет.
Акт келесі деректерді қамтуы керек:
1) құжаттардың жоғалуының себептерін зерттейтін комиссия құрамын;
2) құжаттардың жоғалу себептерін;
3) жоғалған құжаттар тізімін;
4) сұрастырылған жауапты қызметкерлердің түсіндірме жазбаларына сілтеме (жазбалар актіге қоса беріледі).
Комиссия құжаттардың жоғалу себептері туралы акт жасап, осы құжаттардың тізімін анықтағаннан кейін, комиссия төрағасы мен барлық мүшелері оған қол қоюға тиіс. Іздестіру нәтижелері Сараптау комиссиясының отырысында қаралады. Сараптау комиссиясының шешімі хаттама түрінде ресімделеді, содан кейін бұл актіні ұйым басшысы бекітуі тиіс. Акт негізінде анықталмаған құжаттар есептен шығарылады. Болмауының себебі құжаттамамен расталған істер тізімдемесінен алып тасталады. Тиісті карточкаларда істің жоқ екенін растайтын актілердің уақыты мен нөмірлері көрсетіледі, онда істің жоқ екені расталады, іздестірудің жүргізілгені туралы анықтамалар жасалады.
Тексерілетін архив қорының есепке алу құжаттарына тексеру барысында анықталған өзгерістер енгізілгеннен кейін және тұрақты сақталатын істер туралы тиісті тұрақты сақталатын істердің, құжаттардың бекітілген тізімдемелеріне өзгерістер енгізу үшін Қазақстан Республикасының мемлекеттік архивіне мәліметтер берілгеннен кейін істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталды деп саналады.
Маңызды нәтижелер:
1. Архив құжаттарының бар-жоғы мен жай-күйіне жоспарлы тексеру жүргізіңіз.
2. Егер құжатты немесе істі таппаған болсаңыз, жоғалғаны туралы ұйым басшысына хабарлаңыз.
3. Егер құжаттың түпнұсқасын жоғалтқан болсаңыз, бірақ құжаттың көшірмесін немесе сканерленген нұсқасын тапсаңыз, тиісті құрылымдық бөлімше немесе комиссия мүшелері телнұсқаны дұрыс беру үшін барлық қажетті шараларды қабылдауға тиіс.
4. Егер жоғалған құжат табылмаса, құжаттар түпнұсқаларының жоғалу себептерін көрсететін акт жасап, құжаттар тізімін қоса беру қажет.
5. Анықталмаған құжаттар ұйым басшысы бекіткен актінің негізінде есептен шығарылады.
6. Тексерілетін архив қорының есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізілгеннен кейін, істердің бар-жоғы мен жай-күйін тексеру аяқталды деп есептеуге болады.
Г.САТЫЛҒАНОВА,
Қордай ауданы мемлекеттік
архивінің архивисті
