«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159 бұйрығының 1-қосымшасына сәйкес жүргізіледі. Мемлекеттік қызметті алу үшін жеке және заңды тұлғалар Қағиданың 1-қосымшасына сәйкес нысан бойынша өтінішпен көрсетілетін қызметті берушінің кеңсесіне, «Азаматтарға арналған үкімет» Мемлекеттік корпорациясы» немесе «электрондық үкімет» www.egov.kz веб-порталы арқылы жүгінеді.
Архивтік анықтамалар – азаматтардың жеке және еңбек өміріне қатысты маңызды мәліметтерді растайтын ресми құжаттардың бірі. Олар еңбек өтілін анықтау, жалақы туралы мәліметтер алу, білім алғанын растау, зейнетақы тағайындау, әлеуметтік төлемдерді рәсімдеу, мүліктік және құқықтық мәселелерді шешу кезінде қажет болуы мүмкін. Сондықтан жеке тұлғаларға архивтік анықтамаларды беру тәртібін жетілдіру, сұраныстарды дұрыс қабылдау және құжаттарды сапалы рәсімдеу архив мекемелері қызметінің маңызды бағыттарының бірі болып саналады.
Қазіргі таңда архивтік қызметтің негізгі мақсаты – азаматтардың тарихи-құжаттық ақпаратқа қолжетімділігін қамтамасыз ету, олардың құқықтары мен заңды мүдделерін қорғау, сондай-ақ архив құжаттарының сақталуы мен пайдаланылуын ұйымдастыру.
Архивтік анықтама – архив құжаттарында сақталған мәліметтер негізінде дайындалатын және белгілі бір фактіні немесе оқиғаны растайтын ресми құжат. Оның мазмұны архив қорларында кездесетін бастапқы құжаттарға сүйене отырып қалыптастырылады.
Жеке тұлғаларға берілетін архивтік анықтамалардың кең таралған түрлері:
— Еңбек өтілі туралы анықтама – азаматтың белгілі бір мекемеде жұмыс істеген кезеңін растау үшін;
— Жалақы туралы анықтама – тиісті кезеңдегі еңбекақы мөлшерін көрсету үшін;
— Білім алғаны туралы анықтама – оқу орнына қабылдануы, оқу мерзімі немесе бітіргені туралы мәліметтерді растау үшін;
— Еңбек қызметіне қатысты құжаттардың көшірмелері – бұйрықтардан, жеке құрам құжаттарынан және өзге де архивтік материалдардан мәлімет беру үшін;
— Өмірбаяндық және әлеуметтік-құқықтық сипаттағы анықтамалар – азаматтың белгілі бір тарихи немесе құқықтық фактілерін растауға арналған құжаттар.
Архивтік анықтаманың маңыздылығы оның ресми дереккөздерге негізделуінде. Мұндай құжат азаматтың әлеуметтік, еңбек және өзге де құқықтарын іске асыруына көмектеседі.
Архивке сұраныс беру тәртібі қалай жүзеге асады?
Архивтік анықтама алу үшін жеке тұлға тиісті архив мекемесіне сұраныс жолдайды. Сұраныс қағаз түрінде немесе қолданыстағы электрондық қызметтер арқылы берілуі мүмкін. Қазақстан Республикасында мемлекеттік қызметтерді алу барысында электрондық үкімет порталы мен тиісті мемлекеттік органдардың ақпараттық жүйелері де пайдаланылуы мүмкін. eGov > құқықтық көмек > апостиль кою > «Архивтік анықтамалар беру» онлайн қызметін таңдау, толықтай деректерді енгізу – электронды қол кою — ЭЦҚ қажет.
Сұраныста төмендегі мәліметтерді көрсету маңызды:
- Өтініш берушінің тегі, аты және әкесінің аты (бар болса).
- Байланыс деректері және жауап алу тәсілі.
- Архивтік анықтама қажет болатын мәселенің нақты сипаттамасы.
- Құжаттарға қатысты белгілі мәліметтер: мекеменің атауы, жұмыс істеген немесе оқыған кезеңі, елді мекен және басқа да деректер.
- Сұраныстың мақсаты, егер ол қажетті мәліметтерді нақтылауға көмектессе.
- Қажет болған жағдайда жеке басын немесе өкілдік өкілеттігін растайтын құжаттар.
Сұраныс неғұрлым нақты әрі толық болса, қажетті құжаттарды іздеу соғұрлым жеңілдейді. Мысалы, азамат бұрын жұмыс істеген ұйымның толық атауын, орналасқан жерін және жұмыс істеген жылдарын көрсетсе, архив қызметкеріне тиісті қор мен құжаттарды анықтау оңайырақ болады.
Егер сұраныс басқа адамның атынан берілсе, дербес деректерді қорғау талаптары мен заңнамада көзделген өкілдік құжаттарын ұсыну қажеттілігі ескеріледі.
Архивтік сұранысты орындау бірнеше кезеңнен тұрады. Алдымен өтініштің мазмұны қаралып, сұралған ақпараттың сипаты мен іздеу мүмкіндігі анықталады. Одан кейін архив қызметкерлері тиісті қорларды, тізімдемелерді, істерді және басқа да есептік құжаттарды зерделейді.
Іздеу жұмыстары кезінде мынадай ерекшеліктер кездесуі мүмкін:
— Қажетті құжаттардың әртүрлі архив қорларында сақталуы;
— Мекеменің атауы өзгеруі немесе оның қайта ұйымдастырылуы;
— Құжаттардың белгілі бір кезеңге ғана сақталуы;
— Ескі құжаттардағы аты-жөндердің, мекеме атауларының немесе елді мекен атауларының өзгеше жазылуы;
— Құжаттардың толық сақталмауы немесе кейбір мәліметтердің оқылмауы.
Осындай жағдайларда архив мамандары қосымша мәліметтерді салыстырып, сұранысқа қатысы бар құжаттарды анықтауға тырысады. Қажетті мәліметтер табылмаған жағдайда, архивтің іздеу нәтижесін нақты көрсетуі және қолданыстағы тәртіпке сәйкес өтініш берушіге жауап беруі маңызды.
Архивтік анықтаманы рәсімдеу кезінде оның мазмұнына, ресми нысанына және деректемелеріне назар аударылады. Архивтік анықтамада архив құжаттарымен расталған мәліметтер нақты әрі түсінікті берілуі қажет.
Қағаз және электрондық форматта берілетін құжаттардың түпнұсқалығын растау тәсілдері қолданыстағы нормативтік талаптарға сәйкес жүзеге асырылады. Электрондық құжат болған жағдайда, оған қойылатын электрондық қолтаңба немесе өзге де растау тетіктері тиісті ережелермен айқындалады.
Архивтік сұраныстарды орындау мерзімі, архив кеңсесінде құжат тіркелгеннен бастап 11 (он бір) жұмыс күні ішінде орындалады. Мемлекеттік қызметтің нәтижесі немесе берілетін анықтама жазбаша (қағаз күйінде) немесе электронды түрінде ұсынылады. Мемлекеттік қызмет ақысыз көрсетіледі.
Қазіргі таңда халықпен жүйелі жұмыстар жүргізу үшін цифрлық сауаттылықты арттыру мақсатында, Қордай ауданының мемлекеттік архиві, «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызметінің тиімділігі мен сапасын жақсарту үшін, жеке және заңды тұлғалардан түскен сұраныстарын қанағаттандыру бағытын арттыру үшін жыл сайын «Ашық есік» күнін ұйымдастырады.
А.АБДЫЛДАЕВА, Қордай ауданының мемлекеттік архивінің архивисті
