Құрметті мекеме іс-жүргізуші мамандар, заңнамалық талаптарын ескере отырып, құжаттардың әр түрін жасаудың және ресімдеудің айрықша ерекшеліктерін егжей-тегжейлі талдаймыз.
Өкім — бұл жедел мәселелерді шешу мақсатында тек ұйымның басшысы шығаратын құқықтық акт. Әдетте, өкімнің шектеулі мерзімі бар және ұйымдардың, лауазымды тұлғалар мен азаматтардың тар шеңберіне қолданылады. Өкімді алқалық басшылық негізінде жұмыс істейтін ұйымның басшысы да шығарады, бұл жағдайда өкім құқықтық мәртебесі бойынша бұйрыққа теңестіріледі.
Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларын бекіту туралы Қазақстан Респуб-ликасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысының 3-параграфында осылай көрсетілген.
Бұйрықтарды дайындау және ресімдеу. Бұйрықтармен құқықтық сипаттағы, сондай-ақ ұйым қызметінің жедел, ұйымдастырушылық, кадрлық және басқа мәселелері бойынша құқықтық сипаттағы шешімдер осы Қағидаларға 6-7-қосымшаларға сәйкес нысандар бойынша ресімделеді.
Бұйрықтың деректемелері:
1) осы Қағидалардың 16, 17-тармақтарының талаптарын ескере отырып, Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының немесе эмблеманың, логотиптің, тауар белгісінің (қызмет көрсету белгісінің) бейнесі;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжат түрінің атауы;
4) бұйрықтың датасы;
5) бұйрықтың тіркеу нөмірі;
6) бұйрық шығарылған жер;
7) мәтіннің тақырыбы;
8) мәтін;
9) қолы;
10) бұйрықты келісу туралы белгі;
11) ұйым мөрінің бедері болып табылады.
Құрылымдық бөлімшелер ұйым басшысының, оның орынбасарының тапсырмалары негізінде не бастамашылық тәртіппен бұйрықтардың жобаларын дайындайды және енгізеді. Кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтардың жобаларын Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасына сәйкес кадр қызметі дайындайды.
Бұйрықтардың жобаларына және олардың қосымшаларына өздеріне бұйрық жобасында міндеттер мен тапсырмалар көзделетін, орындаушы мен оның тікелей және жетекшілік ететін басшылары, сондай-ақ жобада көрсетілген мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелердің басшылары қолбелгі қояды.
Келісу кезінде бұйрық жобасы бойынша туындайтын келіспеушіліктер жобаға қоса берілетін анықтамада баяндалады. Егер келісу процесінде бұйрық жобасына қағидаттық сипаттағы өзгерістер енгізілсе, онда ол пысықталып, қайта келісуден өтеді.
Мемлекеттік органдардың бұйрықтары қазақ тілінде әзірленіп, қабылданады, қажет болған кезде олардың әзірленуі орыс тілінде, мүмкіндігінше басқа тілдерге аударуды қамтамасыз ете отырып жүргізілуі мүмкін. Бұйрықтардың парақтары және олардың қосымшалары әр парақтың жоғарғы жағының ортасында жалғаспалы нөмірмен нөмірленеді.
Бұйрықтар күнтізбелік жыл шегінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Негізгі қызмет, жеке құрам бойынша бұйрықтар тиісті журналдарда (дерекқорларда) жеке тіркеледі. Жеке құрам бойынша бұйрықтың реттік нөміріне дефис арқылы «ж/қ» немесе «к» литерлері қосылады.
Бұйрықтардың көшірмелері немесе олардың көбейтілген даналары куәландыру уақытын көрсете отырып, мөрмен куәландырылады және орындаушы жасайтын және қол қоятын тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жолданады.
Бұйрықтың мәтіні: айқындаушы (кіріспе) және өкімдік деген екі бөліктен тұрады.
Айқындаушы (кіріспе) бөлікте бұйрықты шығаруға негіз болған мақсаттар мен міндеттер, фактілер мен оқиғалар баяндалады. Егер бұйрық басқа құжаттың негізінде шығарылса, онда айқындаушы бөлікте аталған құжаттың ілік септігіндегі атауы, оның авторы, датасы, нөмірі мен тақырыбы көрсетіледі. Әділет органдарында тіркелген нормативтік құқықтық актіге сілтеме жасалған кезде оның нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілімінде тіркелген нөмірі қосымша көрсетіледі.
Бұйрықтар жобаларындағы кіріспе «БҰЙЫРАМЫН» деген сөзбен аяқталады, ол бас әріптермен, қалың қаріппен жазылады. Оны басқа жолға тасымалдауға жол берілмейді.
Өкімдік бөлік әрбір іс-қимылды орындаушыны және орындалу мерзімін көрсете отырып, тапсырылатын іс-қимылдарды санамалауды қамтиды. Қажет болған кезде өкімдік бөлік тармақтарға, тармақшаларға және абзацтарға бөлінеді.
Біртекті сипаттағы іс-қимылдар бір тармақта санамалануы мүмкін. Орындаушылар ретінде құрылымдық бөлімшелер немесе нақты лауазымды адамдар көрсетіледі. Бұйрықтың орындалуын бақылау жүктелетін бөлімше немесе лауазымды адам туралы мәліметтер өкімдік бөліктің соңғы тармағында көрсетіледі.
Қызметкерлерді кадр мәселелері жөніндегі бұйрықтармен таныстыру «құжатты келісу туралы белгі» деген деректемеден төмен немесе бұйрықтың сыртқы жағында қойылатын қызметкерлердің қолымен, тегімен және аты-жөнімен куәландырылады.
Бұйрық қосымшамен толықтырылатын жағдайда, бұйрықтың қосымшамен толықтырылатыны туралы мәтін енгізіледі. Бұйрықтың бір қосымшасы болған жағдайларды қоспағанда, қосымшаларға сілтеме жасау кезінде қосымшаларды актінің мәтінінде атап өту тәртібімен тағайындалатын қосымшалардың нөмірлері көрсетіледі. Қосымшаға сілтеме қосымшаның өз атауымен сәйкес келуге тиіс. «Құжатқа қосымшаның бар екендігі туралы белгі» деген деректеме бұйрық мәтінінен кейін дербес ресімделмейді.
Егер бұйрық ұйымның бланкісінде ресімделсе, онда «қолы» деген деректемеде құжатқа қол қойған адамның лауазымының толық атауы көрсетілмейді.
Бірлескен бұйрықтарда бірлесіп қол қойған адамдардың лауазымдарының толық атаулары, тегі мен аты-жөндері көрсетіледі.
Ш.БАЙНИЯЗОВА, Жамбыл облысы әкімдігінің мәдениет, архивтер және ұжаттама басқармасының «Қордай ауданының мемлекеттік архиві» коммуналдық мемлекеттік мекемесінің бас қор сақтаушысы
