Қазіргі таңда архив құжаттарына сұраныс күннен-күнге артып келеді. Себебі архив — өткен мен бүгінді байланыстыратын тарихи әрі құқықтық маңызды ақпарат көзі. Азаматтар, мекемелер, зерттеушілер және студенттер түрлі мақсатта архив құжаттарын пайдаланады. Осыған байланысты архив құжаттарын уақытша пайдалануға беру тәртібін сақтау маңызды болып табылады.
Архив құжаттарын уақытша пайдалануға беру — архив мекемесінің қорында сақталған құжаттарды белгілі бір мерзімге заңды түрде қолдануға ұсыну процесі. Бұл жұмыстар Қазақстан Республикасының архив ісі саласындағы заңнамалары мен нормативтік ережелеріне сәйкес жүргізіледі.
Уақытша пайдалануға құжаттар көбіне:
мемлекеттік мекемелерге;
сот және құқық қорғау органдарына;
ғылыми-зерттеу ұйымдарына;
мәдениет және білім беру мекемелеріне;
азаматтардың әлеуметтік-құқықтық сұраныстарын орындау мақсатында беріледі.
Құжаттарды алу үшін мекеме немесе азамат архивке ресми сұраныс жолдайды. Сұраныста құжаттың атауы, пайдалану мақсаты және қажет мерзімі нақты көрсетілуі тиіс. Архив қызметкерлері сұранысты қарап, құжаттардың сақталу жағдайын тексереді және пайдалануға беру мүмкіндігін анықтайды.
Ерекше атап өтетін жайт — архив құжаттары халықтың тарихи мұрасы болғандықтан, оларды сақтау талаптары қатаң бақыланады. Сирек кездесетін, ескі немесе физикалық жағдайы нашар құжаттардың түпнұсқасы көп жағдайда пайдалануға берілмейді. Мұндай жағдайда олардың көшірмелері немесе цифрлық нұсқалары ұсынылады.
Уақытша пайдалануға берілген құжаттар арнайы тіркеу журналдарына енгізіліп, қабылдап алған тұлға құжаттың сақталуына жауапты болады. Құжаттарды бүлдіруге, беттеріне белгі қоюға, жыртуға немесе рұқсатсыз көшіруге болмайды. Белгіленген мерзім аяқталған соң құжаттар архивке толық әрі бүтін күйінде қайтарылуы қажет.
Архив құжаттарын дұрыс пайдалану — өткен тарихқа деген құрметтің белгісі. Әрбір құжаттың артында ел тарихы, адам тағдыры және маңызды оқиғалар жатыр. Сондықтан архив материалдарын пайдалану барысында жауапкершілік пен ұқыптылық таныту — әр азаматтың міндеті.
Архив — ұлт жады. Ал сол жадыны сақтау мен келер ұрпаққа жеткізу баршамызға ортақ парыз.
А.СЕЙТКУЛОВА, Жамбыл облысы әкімдігінің цифрландыру және архивтер басқармасының «Қордай ауданының мемлекеттік архиві» КММ-нің архивисті
